01/19/SAP/01/03 Optimalisatie informatiestromen

Omschrijving

Lier optimaliseert de informatiestromen door o.a. in te zetten op monitoring en rapportage.

Stand van zaken (status)

Stand van zaken (toelichting)

Pepperflow wordt verder uitgebouwd en geïmplementeerd in de organisatie. 

• 1| Beleids- en beheerscyclus
  • Er werden handleidingen en opleidingen voorzien om medewerkers die betrokken zijn bij de realisatie van doelstellingen te laten monitoren en rapporteren zodat de doelstellingen organisatiebreed kunnen opgevolgd worden.
  • Er wordt elk kwartaal opnieuw een opleiding / heropfrissingsmoment voorzien door de deskundige strategie om nieuwe medewerkers op te leiden én medewerkers met vragen te ondersteunen.
• 2| Projectmanagement
  • Er werd een digitale projectfiche ontwikkeld die op LIN (het intranet van Stad & OCMW Lier) beschikbaar is.
  • De werkgroep projectwerking komt tweewekelijks samen om alle actieve projecten te overlopen.
  • In 2025 start er een opleiding projectmanagement in house. Hierbij sluiten 60 medewerkers aan, dit zal de communicatie en samenwerking rond projecten verbeteren. 
• 3|Organisatiebeheersing
  • Op basis van het goedgekeurde organisatiebeheersing (GR & OR 28/6/2021) werd een kader uitgewerkt aan de hand van de richtlijnen van Audit Vlaanderen.
  • Rond de zomer van 2024 werd er een herevaluatie uitgevoerd en nieuwe actiepunten geformuleerd. Dit wordt een dynamisch proces waarbij er 2 jaarlijks een evaluatie en bijsturing zal gebeuren.
• 4| Procesmanagement
  • Samen met de preventieadviseur worden eerst de processen in beeld gebracht, daarna geprioriteerd. Op basis van deze informatie zullen, samen met de departementshoofden en betrokken partijen, de processen worden uitgetekend. 
  • Bepaalde processen worden gedigitaliseerd. Dit betreft processen rond dienstverlening. 
• 5| Indicatoren & SMART-formulering
  • Voor alle strategische (prioritaire) actieplannen werd een SMART-formulering opgesteld en geïntegreerd in Pepperflow & het boekhoudpakket.
  • Op niveau van elk strategische (prioritair) actieplan werd minstens één indicator toegevoegd waar mogelijk en relevant.

Tijd (status)

Tijd (toelichting)

Deze actie loopt op schema. Procesmanagement is een continu proces en onderdeel van organisatiebeheersing. 

Status

Startdatum

Einddatum

Jaarrekening 2024