01/19/SAP/01/03 Optimalisatie informatiestromen

Omschrijving

Lier optimaliseert de informatiestromen door o.a. in te zetten op monitoring en rapportage.

Stand van zaken (indicator)

Stand van zaken (toelichting)

Pepperflow wordt verder uitgebouwd en geïmplementeerd in de organisatie. 

• 1| Beleids- en beheerscyclus
  • Er werden handleidingen en opleidingen voorzien om medewerkers die betrokken zijn bij de realisatie van doelstellingen te laten monitoren en rapporteren zodat de doelstellingen organisatiebreed kunnen opgevolgd worden.
  • Er wordt elk kwartaal opnieuw een opleiding / heropfrissingsmoment voorzien door de deskundige strategie om nieuwe medewerkers op te leiden én medewerkers met vragen te ondersteunen.
• 2| Projectmanagement
  • Er werden handleidingen opgesteld en er wordt maandelijks (bij voldoende grote groep) een opleiding gegeven  over hoe projecten via een uniforme methodiek worden aangepakt bij Stad & OCMW Lier.
  • Er werd een digitale projectfiche ontwikkeld die op LIN (het intranet van Stad & OCMW Lier) beschikbaar is.
  • De deskundige strategie heeft, na de opstart van elk project, frequent opvolgmomenten met elke projectcoördinator.
  • De werkgroep projectwerking komt tweewekelijks samen om alle actieve projecten te overlopen.
• 3|Organisatiebeheersing
  • Op basis van het goedgekeurde organisatiebeheersing (GR & OR 28/6/2021) werd een kader uitgewerkt aan de hand van de richtlijnen van Audit Vlaanderen.
  • Er werd een zelfevaluatie uitgevoerd met behulp van Deloitte voor de 10 organisatiebeheersingsthema's uitgevoerd. Deze resulteerde in een overzicht waarbij per thema voor elke bijhorende controledoelstelling een oplijsting werd gemaakt van:
    • Risico-inschatting
    • Sterktes
    • Verbeterpunten
    • Verbeteracties
  • Deze resultaten werden opgenomen in Pepperflow en geformaliseerd en gepresenteerd in het jaarrapport organisatiebeheersing 2022.
  • Er werd een plan van aanpak opgesteld voor de verdere aanpak van organisatiebeheersing waarbij tweemaal per jaar een updateverzoek via Pepperflow zal worden gestuurd. Hierover zal door de deskundige strategie een opleiding worden gegeven.
• 4| Procesmanagement
  • Er is een systeem uitgewerkt waarbij voor de verschillende processen een procesfiche en een proceshandleiding wordt gemaakt. Het procesmanagementsysteem bestaat uit drie stappen:
    
    • 1| documenteren: de deskundige strategie zit met de betrokken teams samen om het proces te documenteren en tot in detail uit te schrijven: wie, wat, hoe, wanneer én waarom. Output: een duidelijk procesflow en bijhorende handleiding.
    • 2| Borgen: er werd een processendatabank op LIN ontwikkeld waar alle processen worden ontsloten naar alle medewerkers (procesflow én handleiding).
    • 3| Up-to-date houden: elke procesverantwoordelijke ontvangt eenmaal per jaar een verzoek vanuit Pepperflow om te bekijken of er wijzigingen in het proces zijn en de procesflow alsook de handleiding dienen te worden gewijzigd.
• 5| Indicatoren & SMART-formulering
  • Voor alle strategische (prioritaire) actieplannen werd een SMART-formulering opgesteld en geïntegreerd in Pepperflow & het boekhoudpakket.
  • Op niveau van elk strategische (prioritair) actieplan werd minstens één indicator toegevoegd waar mogelijk en relevant.

Tijd (indicator)

Tijd (toelichting)

Deze actie loopt op schema.

Status

Startdatum

Einddatum

Jaarrekening 2022